Der Arbeitgeber hat auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung für eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge zu sorgen (§ 3 Absatz 1 ArbMedVV). Er soll vorrangig die Betriebsärztin oder den Betriebsarzt nach § 2 ASiG mit der Durchführung der arbeitsmedizinischen Vorsorge beauftragen (§ 3 Absatz 2 ArbMedVV). Bei dieser Beauftragung sind auch die Anforderungen der ArbMedVV sowie die konkretisierenden Regeln nach § 9 Absatz 4 ArbMedVV zu berücksichtigen (§ 3 Absatz 1 Satz 2 ArbMedVV). Die Beauftragung soll in Textform (analog oder digital) erfolgen. Dabei ist sicherzustellen, dass die Beauftragung eindeutig, vollständig und nachvollziehbar dokumentiert ist.
Der Arbeitgeber hat der Betriebsärztin oder dem Betriebsarzt alle für die arbeitsmedizinische Vorsorge erforderlichen Auskünfte über die Arbeitsplatzverhältnisse, insbesondere über den Anlass der arbeitsmedizinischen Vorsorge und die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, zu erteilen (§ 3 Absatz 2 ArbMedVV). Dies kann auch digital erfolgen. Sofern die Gefährdungsbeurteilung elektronisch dokumentiert wird, muss ein digitaler Zugriff durch die Betriebsärztin oder den Betriebsarzt auf diese Daten ermöglicht werden. Der Zugriff kann durch ein systematisiertes Rechtemanagement unter Wahrung der Vertraulichkeit gewährleistet werden.
Der Arbeitgeber hat arbeitsmedizinische Vorsorge zu veranlassen, individuell anzubieten oder zu ermöglichen. Geeignete Kommunikationsmedien können unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften eingesetzt werden. Dies gilt insbesondere für elektronische Terminbuchungen und die Weitergabe von Personaldaten. Weitere Arbeitgeberpflichten nach § 3 ArbMedVV wie die Berücksichtigung der Gefährdungsbeurteilung, die Beauftragung und Information der Betriebsärztin oder des Betriebsarztes und die Organisation der Vorsorge während der Arbeitszeit können durch entsprechende digitale Prozesse unterstützt werden.
Die Vorsorgekartei kann durch den Arbeitgeber in digitaler Form geführt werden. Eine geeignete IT-gestützte Vorsorgekartei kann die Organisation der Vorsorge erleichtern, insbesondere durch die Möglichkeit, verschiedene Vorsorgeanlässe zu bündeln.
Das Recht der Betriebsärztin oder des Betriebsarztes auf Einsicht in die Vorsorgekartei (§ 3 Absatz 2 Satz 2 ArbMedVV) ist auch bei digitaler Führung der Vorsorgekartei sicherzustellen.
Wenn die Betriebsärztin oder der Betriebsarzt im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge digitale Anwendungen einschließlich telemedizinischer Verfahren einsetzen will, haben sich Arbeitgeber und Betriebsärztin oder Betriebsarzt dazu abzustimmen, ob die dafür erforderlichen betrieblichen Voraussetzungen vorliegen. Hierzu gehört insbesondere, dass die Vorsorge individuell, unbeeinträchtigt und vertraulich durchgeführt werden kann. Dafür hält der Arbeitgeber entsprechende technische, organisatorische und räumliche Voraussetzungen vor.
Bei der Ausgestaltung dieser Rahmenbedingungen sind – soweit übertragbar – die Anforderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) an telemedizinische Leistungen zu berücksichtigen (vgl. BMV-Ä, Anlage 31). Betriebsärztinnen und Betriebsärzte beraten den Arbeitgeber zur angemessenen Gestaltung dieser Voraussetzungen.
Vor dem Beginn einer telemedizinisch durchgeführten arbeitsmedizinischen Vorsorge ist die beschäftigte Person darüber zu informieren, dass diese in digitaler Form erfolgen soll. Voraussetzung hierfür ist, dass die telemedizinische Durchführung im konkreten Fall – bezogen auf Vorsorgeanlass und Tätigkeit – aus arbeitsmedizinischer Sicht vertretbar erscheint. Die Betriebsärztin oder der Betriebsarzt hat den Arbeitgeber zuvor darüber zu informieren, ob eine telemedizinische Durchführung für die jeweilige Vorsorgeform grundsätzlich als angemessen bewertet wird (vgl. Abschnitt 4). Der Arbeitgeber hat die beschäftigte Person über die Möglichkeit einer telemedizinischen Vorsorge zu informieren. Wünscht eine beschäftigte Person im Einzelfall eine arbeitsmedizinische Vorsorge in Präsenz, obwohl aus ärztlicher Sicht auch eine telemedizinische Durchführung für vertretbar gehalten wird, ist dem Wunsch zu entsprechen. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall einen Präsenztermin zu ermöglichen.
Ergibt sich aus einer telemedizinischen Vorsorge aus ärztlicher Sicht die Notwendigkeit einer weiterführenden Untersuchung oder einer Beratung im persönlichen Kontakt, so ist durch den Arbeitgeber ein entsprechender Präsenztermin im Rahmen dieser Vorsorge zu veranlassen, anzubieten oder zu ermöglichen.